Đối với nhiều người thì máy tính đã trở thành một người bạn, một công cụ rất thuận tiện giúp ích cho công việc hàng ngày. Tuy nhiên, có không nhiều người mà mình biết chú ý lắm đến vấn đề tổ chức dữ liệu trên máy tính một cách khoa học và dễ sử dụng.

I.Một vài thói quen phổ biến nên tránh:

1 Lưu mọi dữ liệu quan trọng trong My documents hoặc ổ C: Đồng ý là My documents của Windows là thư mục mặc định trong nhiều soft nên khá hữu ích trong nhiều trường hợp. Tuy nhiên thói quen để hết dữ liệu quan trọng trên ổ c: hoặc my documents sẽ một thảm họa khi cài lại máy. Bạn sẽ phải chọn lọc, di chuyển một loạt thứ trước khi tiến hành format ổ. Mà đặc biệt với tình trạng virus tràn lan thì việc cài lại là chuyện cơm bữa, cho nên thói quen này sẽ lấy đi một phần không nhỏ trong quỹ thời gian của mỗi người về lâu dài…

2Vứt tất tần tật mọi thứ ra Desktop: Đây cũng là một điều hay gặp ở nhiều máy tính, chủ nhân khi cài đặt các phần mềm thường để tự cho nó đặt một vài icon lên màn hình. Và rồi dần dần trên màn hình xuất hiện một núi các icon, shortcut. Mình còn thấy khá nhiều người copy, download hay tạo ra những files mới về thường đặt ngay trên desktop với lý do “cho nhanh” cũng nên xem xét lại. Tất cả những việc trên vừa về lâu về dài đều làm windows chạy chậm hơn, đồng thời làm tốn thời gian hơn của bạn khi tìm kiếm các chương trình cần thiết, đặc biệt đối với những ai ít khi dành thời gian cho việc dọn dẹp máy tính.

3 Không có một hệ thống thư mục khoa học: Chắc chắn trên máy tính bạn sẽ có nhiều loại dữ liệu như phim, ảnh, clip, tài liệu văn bản, nhạc, các chương trình, phần mềm đủ thể loại. Theo mình được biết thì nhiều người sắp xếp dữ liệu của họ không theo một quy tắc nhất định nào cả. Đôi khi nhạc, files văn bản ở cùng trong một thư mục. Hoặc các soft, ảnh không chia ra các phân mục rõ ràng… Điều này đôi khi sẽ gây khó khăn co việc truy xuất, tìm dữ liệu khi cần.

4Lưu luyến với quá nhiều thứ: Một đặc tính kiên cố của con người là tham lam, tiếc của. Có nhiều người sưu tập trong máy hàng chục thậm chí hàng trăm gb phim, nhạc, các soft học tiếng anh, các chương trình đồ họa, âm thanh khác mà rất ít khi dùng chúng. Rồi có những người khi làm các dự án như đồ họa, video clip… thường giữ lại cả bộ project (các files dùng trong quá trình thực hiện) với lý do “Biết đâu sau này cần dùng đến”, “Biết đâu người khác cần”… theo mình thì điều này cũng tốt, nhưng không cần thiết lắm, trừ khi máy tính của bạn dung lượng ổ cứng lên tới vài trăm GB thì hẵng sưu tập, lưu trữ lắm đến như vậy.

II.Một số lời khuyên nhỏ giúp bạn quản lý dữ liệu hiệu quả:

1Hãy nhớ và áp dụng một nguyên tắc “Chỉ giữ lại những gì thực sự cần thiết, những sản phẩm cuối cùng”. Chẳng hạn bạn làm video clip cho lớp thì sau khi hoàn thành 100% (chiếu xong, làm đĩa tặng đâu vào đấy..) thì nên sao lưu thành một file video chất lượng cao và giữ làm kỉ niệm (mình hay dùng wmv, 4000kbps, âm thanh 192kbps, 48000khz). Ngoài ra nếu muốn giữ lại thực sự, hãy sao lưu tất cả ra một đĩa CD/DVD chất lượng cao với đề mục rõ ràng, chứ đừng để hết trên máy tính.

2Hãy thiết lập một hệ thống các thư mục riêng cho mình, phân chia bố trí các mục thật rõ ràng. Ví dụ các dữ liệu điện tử có thể chia thành Audiobooks; Ebooks; Video Courses rồi bên trong có thể chia nhỏ tùy theo mục đích của bạn. Ebook học tập; Ebook truyện; Video học tiếng anh; Audio motivate… và lưu ý đừng có đặt nó trên phân ổ mà hệ điều hành đang chạy (thường là ổ C:), bởi nó là trung tâm của virus cộng mọi rắc rối khác…

3Hãy lập một thư mục TEMP để chứa các dữ liệu chờ xử lý, chẳng hạn bạn mới download một ebook, một bài hát hoặc tài liệu mới nhận được hoặc một softhay mới phát hiện mà chưa sắp xếp vào đâu hoặc lúc đó sướng quá muốn sử dụng luôn… Và hàng ngày, hãy danh một thời gian nhất định để xử lý các dữ liệu trong đó, xóa những thứ ko cần thiết, move các files vào nơi thích hợp. Nếu không thì dần dần nó cũng trở thành một cái kho tạp nham, đồ sộ…

4Hãy sử dụng những trình nén mạnh để backup các dữ liệu cần thiết. Winrar, winzip hiện nay đã trở lên khá thông dụng. Nhưng mình khuyên các bạn sử dụng PowerIso, một chương trình nén và tạo ổ đĩa cd/dvd ảo cực mạnh. File nén .daa của nó tiết kiệm hơn nhiều so với .rar, .zip và một điểm đặc biệt là bạn có thể sử dụng ngay mà không cần giải nén, bởi nó là files cho ổ đĩa ảo.

Ngoài ra, có một cách là dùng các soft có khả năng index, ví dụ như google desktop. Cơ chế hoạt động của nó tương tự như google.com vậy, bạn muốn tìm gì trên máy bạn, chỉ việc gõ từ khóa, enter phát là ra luôn chứ ko lâu và ì ạch như bộ search file tích hợp sẵn của windows. Nhưng nhìn chung là mình khuyến khích các bạn nên có một cách quản lý & xử lý dữ liệu hiệu quả. Vừa rèn cho mình thói quen tổ chức ngăn nắp, lại vừa dễ dàng cho những ngươi sử dụng khác đặc biệt khi đó là tài nguyên chung.

Chúc một ngày tốt lành!

Live,