Hiện họp Online đã trở nên rất phổ biến bởi tính năng động, tiết kiệm. Một nhóm làm việc mà tâm trí thành viên đều thoải mái, vừa tránh thời tiết khó chịu, không mất phí đi lại, thật tuyệt vời. Thực tế, tham gia nhiều cuộc họp, Live thấy không phải lần họp Online nào cũng hiệu quả. Sau rất nhiều lần thử nghiệm, Live đã rút ra 7 nguyên tắc hữu ích cho các nhóm họp Skype (chat text)

#1 - Luôn phải có một người điều hành (Host) và tất cả thành viên phải tuân thủ theo các nguyên tắc và sự điều hành của Host. Đây là một nguyên tắc chung của họp hành bàn việc, không có người điều hành để điều hòa, chỉ dẫn thì một cuộc họp khó có thể đi đúng hướng và kịp thời gian được.

#2 – Host có quyền ngắt lời, chỉ định người nói, đối thoại với người đang nói, mời thành viên tham gia, hạn chế thành viên , chuyển chủ đề. Nguyên tắc này giúp cho Host có thể thực hiện tốt nhất vai trò và quyền hạn của mình trong cuộc họp.

#3 - Trong khi lắng nghe ý kiến, thành viên có thể sử dụng biểu tượng để thể hiện cảm xúc và chỉ được dùng 01 lần.  “Tôi ủng hộ! Ý tưởng hay! Tốt lắm! Nói tiếp đi!…” để cổ vũ người nói hoặc “Tôi có ý kiến!” để nêu ý kiến ngay sau nghi người kia nói xong. Nguyên tắc này giúp cho cuộc họp đỡ formal quá, các biểu tượng của skype nhìn khá vui mắt.

#4 - Các thành viên chỉ được nêu ý kiến sau khi được Host mời trực tiếp, hoặc dùng biểu tượng “Tôi có ý kiến” và được Host cho phép. Đây là một nguyên tắc quan trọng nhất, nó giống như các thày cô giáo hay dặn học sinh “Phải giơ tay mới được nói, không nói leo“.

#5 - Thành viên trình bày ý kiến sau khi trình bày xong phải ra hiệu. Có thể dùng “Hết.” hoặc biểu tượng . Nguyên tắc này dùng để báo hiệu,  giúp cho các thành viên dễ theo dõi, và giảm các khoảng thời gian chờ đợi không cần thiết và người điều dễ dàng quản lý.

#6 - Các biểu tượng do Host quy định trước buổi họp . Lưu ý:ko nên quy định những biểu tượng tiêu cực (vd: “cậu nói buồn ngủ quá”, – “có vẻ ko ổn lắm”) vì có thể ảnh hưởng đến tâm trạng người nói, hoặc quá nhiều biểu tượng cũng không tốt – dễ loạn. Vd trước đây có một cuộc họp có quy định biểu tượng “” có nghĩa là “sắp hết thời gian, nói nhanh lên, chuyển topic thôi!”, nó khiến mình cảm thấy hơi ức chế khi trình bày ý kiến.

#7 - Các trao đổi cá nhân nên được thảo luận ở bên ngoài cuộc họp, hai người trực tiếp liên lạc với nhau nhắm tránh ảnh hưởng đến cuộc họp. Điều này thì tất nhiên rồi, song rất hay gặp phải, nhiều khi hai người trong một cuộc họp nói chuyện riêng tư với nhau hay quá, thế là cả nhóm bàn tán, cuộc họp đi lệch hướng.

Ngoài ra, mỗi buổi họp đều cần phải có thư ký để tổng hợp ý kiến và làm biên bản cuộc họp, rồi sau đó có thể gửi cho các thành viên qua email để nắm bắt tình hình. Sau đây là một số dòng lệnh hữu ích cho người điều hành trong Skype

Cú pháp	Tác dụng	Ghi chú
/setrole [nick skype] MASTER | HELPER | USER | LISTENER	Thiết lập vai trò cho các thành viên. Lệnh này rất hữu ích.	Vd: /setrole mrlive listener sau lệnh này, thành viên mrlive sẽ chỉ xem được thảo luận, không tham gia viết được.
/kick [nick skype]	Loại trừ thành viên ra khỏi cuộc họp.	Thành viên vẫn có thể được mời lại.
/kickban [nick skype]	Loại trừ thành viên ra khỏi cuộc họp	Thành viên không thể gia nhập lại được nữa.
/info	Xem thông tin về cuộc họp	Số thành viên/ Số thành viên tối đa
/set password [text]	Đặt mật khẩu cho cuộc họp.	Đề phòng thành viên invite mà không xin phép.
/clearpassword	Xóa mật khẩu
/clear	Xóa vĩnh viễn lời thoại cuộc họp cũ.
/history	Viết lại lời thoại lần trước đó..

Hi vọng ứng dụng các nguyên tắc trên sẽ giúp các bạn có được những cuộc họp Online hiệu quả nhất, tiết kiệm thời gian nhất!
Một ngày tốt lành,
Phương Live

P.S. Nếu thấy bài viết thú vị, hãy gửi link cho bạn bè hoặc chia sẻ ngay niềm vui này qua facebook nhé!. Ngoài ra hãy đăng ký nhận email khi có bài mới!

P.P.S. Bạn cũng có thể sưu tầm (copy) bài này về web của bạn song vui lòng ghi rõ "theo mrlive.org" nhé. Mình biết ơn bạn lắm lắm!

P.P.S.S. Bạn có FB? Hãy cùng kết nối để cùng sung sướng với mình mỗi ngày nha!